Η φορτωτική είναι η ετικέτα με το barcode που αναγνωρίζει το δέμα σου σε κάθε σκανάρισμα, από την παραλαβή μέχρι την παράδοση. Αν δεν διαβάζεται ή κολληθεί σε λάθος σημείο, το δέμα μπορεί να καθυστερήσει ή να πάει σε λάθος διαλογή. Σε αυτόν τον οδηγό της City Sender θα δεις πού ακριβώς κολλάς τη φορτωτική, πού μπαίνουν τα τελωνειακά έγγραφα και τι αλλάζει όταν στέλνεις πολλά δέματα, παλέτα ή βαλίτσα.
Σε λίγα λόγια
Κόλλησε τη φορτωτική στην πάνω, μεγαλύτερη επίπεδη πλευρά του κουτιού, μακριά από ακμές και ενώσεις, με το barcode ολόκληρο ορατό. Αφαίρεσε κάθε παλιά ετικέτα. Σε αποστολές εκτός ΕΕ, τα τελωνειακά έγγραφα, όπως η proforma invoice, μπαίνουν σε διαφανή θήκη στο εξωτερικό του δέματος, δίπλα στη φορτωτική.
Πού βρίσκω τη φορτωτική μου;
Μόλις ολοκληρώσεις την κράτηση και την πληρωμή στη City Sender, η φορτωτική έρχεται αυτόματα στο email σου. Σε αποστολές εκτός ΕΕ, μαζί της έρχεται και η proforma invoice, έτοιμη για εκτύπωση. Τις εκτυπώνεις και τις βάζεις στο δέμα πριν έρθει ο courier για την παραλαβή. Αν στέλνεις περισσότερα από ένα δέματα, κάθε δέμα έχει τη δική του φορτωτική.
Πώς εκτυπώνω σωστά τη φορτωτική;
- Εκτύπωσε σε λευκό χαρτί, με καθαρό μελάνι, χωρίς ξεθωριασμένες γραμμές στο barcode.
- Μην σμικρύνεις και μην κόβεις τη σελίδα: το barcode πρέπει να τυπωθεί ολόκληρο.
- Μη φωτοτυπείς την ίδια φορτωτική για δεύτερο δέμα.
- Τύπωσε ένα επιπλέον αντίγραφο και βάλ' το μέσα στο κουτί. Αν η εξωτερική φορτωτική ξεκολλήσει, το δέμα μπορεί να αναγνωριστεί.
Πού κολλάω τη φορτωτική στο δέμα;
- Αν ξαναχρησιμοποιείς κουτί, αφαίρεσε ή κάλυψε εντελώς όλες τις παλιές ετικέτες και τα παλιά barcodes.
- Διάλεξε την πάνω πλευρά του κουτιού, τη μεγαλύτερη επίπεδη επιφάνεια.
- Κράτα τη φορτωτική μακριά από ακμές, γωνίες και ενώσεις. Μην τη διπλώνεις γύρω από ακμή.
- Στερέωσέ τη σε όλη της την επιφάνεια ή βάλ' τη σε αυτοκόλλητη διαφανή θήκη, ώστε να μη σηκώνονται άκρες.
- Αν χρησιμοποιήσεις ταινία, βάλε τη μόνο γύρω από τα άκρα και όχι πάνω στο barcode.
- Κοίτα τη μια τελευταία φορά: διαβάζονται όλα τα στοιχεία και φαίνεται ολόκληρο το barcode;
Μη βάζεις ταινία πάνω στο barcode
Η γυαλιστερή ταινία συσκευασίας αντανακλά το φως και μπορεί να κάνει το barcode δυσανάγνωστο στο σκάνερ. Ακόμα και η διαφανής ταινία δεν πρέπει να καλύπτει τα στοιχεία της φορτωτικής.
Πού μπαίνουν τα τελωνειακά έγγραφα;
Στις αποστολές εκτός ΕΕ, το δέμα συνοδεύεται από τελωνειακά έγγραφα, όπως η proforma invoice ή το εμπορικό τιμολόγιο. Όταν δεν χρησιμοποιούνται μόνο ηλεκτρονικά έγγραφα, αυτά μπαίνουν:
- σε διαφανή αυτοκόλλητη θήκη εγγράφων (Documents Enclosed),
- στο εξωτερικό του δέματος,
- δίπλα στη φορτωτική, στην ίδια πλευρά,
- χωρίς να καλύπτουν το barcode.
Η πληρότητα και η ακρίβεια των τελωνειακών εγγράφων είναι ευθύνη του αποστολέα. Για το τι δηλώνεις στην κράτηση, δες τον οδηγό για την proforma invoice.
Η proforma έρχεται μαζί με τη φορτωτική
Στις αποστολές εκτός ΕΕ με τη City Sender, την proforma τη συμπληρώνεις ηλεκτρονικά κατά την κράτηση και τη λαμβάνεις έτοιμη για εκτύπωση μαζί με τη φορτωτική. Εκτύπωσέ τη και βάλ' τη στη διαφανή θήκη, στο εξωτερικό του δέματος.
Ποια έγγραφα μπαίνουν μέσα στο δέμα;
Κάποια έγγραφα προορίζονται για τον παραλήπτη και όχι για τον courier ή το τελωνείο. Για παράδειγμα:
- packing list με το περιεχόμενο,
- πιστοποιητικά ή εγγυήσεις προϊόντων,
- έγγραφα επιστροφής,
- τιμολόγιο ή δελτίο που πρέπει να παραλάβει ο πελάτης σου.
Βάλ' τα σε φάκελο, πάνω από το περιεχόμενο, ώστε να τα δει πρώτα ο παραλήπτης όταν ανοίξει το κουτί. Μην τα αφήνεις χαλαρά ανάμεσα στα αντικείμενα.
Τι μπαίνει πού
- Φορτωτική
- Έξω, στην πάνω πλευρά του κουτιού
- Αντίγραφο φορτωτικής
- Μέσα στο κουτί
- Proforma ή εμπορικό τιμολόγιο (εκτός ΕΕ)
- Έξω, σε διαφανή θήκη δίπλα στη φορτωτική
- Packing list για τον παραλήπτη
- Μέσα, σε φάκελο πάνω από το περιεχόμενο
- Έγγραφα επιστροφής
- Μέσα, σε φάκελο πάνω από το περιεχόμενο
Τι κάνω όταν στέλνω πολλά δέματα;
Κάθε δέμα παίρνει τη δική του φορτωτική. Αν φωτοτυπήσεις την ίδια ετικέτα για δεύτερο κουτί, και τα δύο εμφανίζονται με τον ίδιο κωδικό και δεν μπορούν να παρακολουθηθούν σωστά. Πριν την παραλαβή, έλεγξε ότι κάθε φορτωτική είναι στο σωστό κουτί, ειδικά όταν τα δέματα πάνε σε διαφορετικούς παραλήπτες.
Πού μπαίνει η φορτωτική σε παλέτα;
Σε εμφανές σημείο της παλέτας, ώστε να διαβάζεται και μετά την περιτύλιξη με stretch film. Αν η φορτωτική καταλήξει κάτω από το film, το barcode μπορεί να μη σκανάρεται, οπότε κόλλησέ τη ή βάλ' τη σε θήκη πάνω από το film. Οι μεταφορές παλετών συνοδεύονται υποχρεωτικά από δελτίο αποστολής ή τιμολόγιο, γι' αυτό αφορούν επαγγελματικές αποστολές.
Πώς στέλνω βαλίτσα και πού κολλάω τη φορτωτική;
Η βαλίτσα μπαίνει μέσα σε κουτί, αλλιώς μπορεί να υπάρξει επιπλέον χρέωση συσκευασίας. Τη φορτωτική την κολλάς στο κουτί, όχι πάνω στη βαλίτσα, και αφαιρείς από τη βαλίτσα τις παλιές ταξιδιωτικές ετικέτες.
Κουτί αντί για βαλίτσα
Αν τα πράγματά σου χωράνε σε κουτί, συχνά βγαίνει φθηνότερα να τα στείλεις σε κουτί παρά μέσα σε βαλίτσα.
Έλεγχος πριν παραδώσεις το δέμα
- Η σωστή φορτωτική είναι στο σωστό δέμα.
- Δεν έχει μείνει καμία παλιά ετικέτα ή παλιό barcode.
- Το barcode είναι ολόκληρο, επίπεδο και χωρίς ταινία από πάνω.
- Υπάρχει αντίγραφο της φορτωτικής μέσα στο κουτί.
- Για αποστολή εκτός ΕΕ, τα τελωνειακά έγγραφα είναι στη θήκη, στο εξωτερικό.
- Τα έγγραφα για τον παραλήπτη είναι μέσα, πάνω από το περιεχόμενο.
- Το κουτί είναι καλά κλεισμένο, με ταινία σε όλες τις ενώσεις.
Συχνά λάθη με τη φορτωτική
- Φορτωτική πάνω στο άνοιγμα του κουτιού, που σκίζεται όταν ανοίξει.
- Barcode διπλωμένο γύρω από ακμή.
- Εκτύπωση με ξεθωριασμένο μελάνι ή σμίκρυνση της σελίδας.
- Γυαλιστερή ταινία πάνω στο barcode.
- Παλιές ετικέτες courier που έμειναν πάνω στο κουτί.
- Τελωνειακά έγγραφα μέσα στο κουτί αντί για το εξωτερικό.
- Φορτωτικές που μπερδεύτηκαν ανάμεσα σε δύο δέματα.
- Έγγραφα κάτω από stretch film, που δεν φαίνονται.
Συχνές ερωτήσεις για τη φορτωτική
Πού κολλάω τη φορτωτική στο κουτί;
Στην πάνω πλευρά, που είναι συνήθως και η μεγαλύτερη επίπεδη επιφάνεια του κουτιού. Κράτα τη μακριά από ακμές και ενώσεις και φρόντισε το barcode να φαίνεται ολόκληρο, χωρίς ταινία ή άλλες ετικέτες από πάνω.
Μπορώ να βάλω ταινία πάνω από τη φορτωτική;
Όχι πάνω στο barcode. Η ταινία αντανακλά το φως και δυσκολεύει το σκανάρισμα. Αν χρειάζεται στερέωση, βάλε ταινία μόνο στα άκρα ή χρησιμοποίησε αυτοκόλλητη διαφανή θήκη.
Η proforma invoice μπαίνει μέσα ή έξω από το δέμα;
Έξω. Τα τελωνειακά έγγραφα, όπως η proforma invoice, μπαίνουν σε διαφανή θήκη εγγράφων στο εξωτερικό του δέματος, δίπλα στη φορτωτική, εκτός αν σου δοθούν διαφορετικές οδηγίες. Μέσα μπαίνουν μόνο τα έγγραφα που προορίζονται για τον παραλήπτη.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω την ίδια φορτωτική για δύο δέματα;
Όχι. Κάθε δέμα έχει τη δική του φορτωτική με δικό του barcode. Αν κολλήσεις την ίδια σε δύο κουτιά, δεν μπορούν να παρακολουθηθούν σωστά και μπορεί να καθυστερήσουν.
Τι γίνεται αν ξεκολλήσει η φορτωτική;
Αν έχεις βάλει αντίγραφο της φορτωτικής μέσα στο κουτί, το δέμα μπορεί να αναγνωριστεί ακόμα κι αν χαθεί η εξωτερική ετικέτα. Γι' αυτό αξίζει να βάζεις πάντα ένα αντίγραφο μέσα, πριν κλείσεις το κουτί.
Μπορώ να ξαναχρησιμοποιήσω κουτί από παλιά αποστολή;
Ναι, αρκεί το κουτί να είναι γερό και να αφαιρέσεις ή να καλύψεις εντελώς όλες τις παλιές ετικέτες και τα barcodes. Ένα ξεχασμένο παλιό barcode μπορεί να στείλει το δέμα σε λάθος διαλογή.
Η City Sender είναι ελληνική πλατφόρμα σύγκρισης και κράτησης courier. Βάζεις προορισμό, βάρος και διαστάσεις, βλέπεις δίπλα-δίπλα τις διαθέσιμες υπηρεσίες με τιμή και εκτιμώμενο χρόνο παράδοσης, κλείνεις online χωρίς υποχρεωτικό λογαριασμό και παίρνεις τη φορτωτική στο email σου.