Proforma Invoice: τι είναι και πώς συμπληρώνεται

Η proforma invoice (προτιμολόγιο) είναι το έγγραφο που συνοδεύει τις αποστολές προς και από χώρες εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης και λέει στο τελωνείο τι περιέχει το δέμα, πόσο αξίζει, πού κατασκευάστηκε και γιατί στέλνεται. Αν στέλνεις δώρο στο Λονδίνο, δείγματα σε πελάτη στην Ελβετία ή τα προσωπικά σου πράγματα στις ΗΠΑ, θα τη χρειαστείς. Σε αυτόν τον οδηγό της City Sender θα δεις πότε απαιτείται, πώς διαφέρει από το εμπορικό τιμολόγιο και πώς συμπληρώνεται κάθε πεδίο, με παραδείγματα.

Τι είναι η proforma invoice;

Η proforma invoice, στα ελληνικά προτιμολόγιο, συγκεντρώνει όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται οι τελωνειακές αρχές για να αξιολογήσουν και να εκτελωνίσουν μια διεθνή αποστολή. Δεν είναι τιμολόγιο πώλησης και δεν δεσμεύει κανέναν για πληρωμή. Απλώς περιγράφει με ακρίβεια τι υπάρχει μέσα στο κουτί και πόσο αξίζει.

Με βάση αυτά τα στοιχεία, το τελωνείο της χώρας προορισμού αποφασίζει αν θα επιβληθούν δασμοί, φόροι ή άλλα τέλη εισαγωγής. Γι' αυτό μια πλήρης και ακριβής proforma μειώνει τις πιθανότητες να μείνει το δέμα στο τελωνείο περιμένοντας διευκρινίσεις.

Ποιος συμπληρώνει την proforma invoice;

Ο αποστολέας. Εσύ ξέρεις τι βάζεις στο δέμα, πόσο αξίζει, πού φτιάχτηκε και γιατί το στέλνεις, και εσύ είσαι υπεύθυνος για την ακρίβεια όσων δηλώνεις. Στη City Sender τη συμπληρώνεις ηλεκτρονικά, μέσα στην ίδια την κράτηση. Όταν το δέμα έρχεται στην Ελλάδα από χώρα εκτός ΕΕ, την proforma τη συμπληρώνει ο αποστολέας στο εξωτερικό.

Πότε χρειάζεται proforma invoice;

Η proforma invoice χρειάζεται σε κάθε διεθνή αποστολή που περνά από τελωνείο, δηλαδή όταν το δέμα φεύγει από την Ελλάδα για χώρα εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης ή έρχεται από εκεί. Μερικοί συνηθισμένοι προορισμοί:

• Μεγάλη Βρετανία (Αγγλία, Σκωτία, Ουαλία)
• Ελβετία και Νορβηγία
• ΗΠΑ, Καναδάς και Αυστραλία
• Τουρκία, Αλβανία, Βόρεια Μακεδονία, Σερβία και οι υπόλοιπες χώρες των Βαλκανίων εκτός ΕΕ
• Κανάριοι Νήσοι, Θέουτα και Μελίγια: ανήκουν στην Ισπανία, αλλά για τις αποστολές λογίζονται ως εισαγωγή εκτός ΕΕ

Proforma invoice ή εμπορικό τιμολόγιο (commercial invoice);

Τα δύο έγγραφα έχουν σχεδόν τα ίδια πεδία, γι' αυτό μπερδεύονται εύκολα. Η διαφορά είναι στον σκοπό: το εμπορικό τιμολόγιο αποδεικνύει μια πώληση, ενώ η proforma περιγράφει την αποστολή χωρίς να είναι παραστατικό πώλησης.

• Proforma invoice: δεν δεσμεύει για πληρωμή και είναι το συνηθισμένο έγγραφο όταν δεν υπάρχει πώληση, όπως σε δώρα, δείγματα, προσωπικά αντικείμενα, επιστροφές ή ελαττωματικά ανταλλακτικά που στέλνονται για αντικατάσταση.
• Εμπορικό τιμολόγιο (commercial invoice): νομικό έγγραφο που εκδίδει ο πωλητής προς τον αγοραστή και επιβεβαιώνει την πώληση. Το χρειάζεσαι όταν στέλνεις κάτι που πούλησες, για παράδειγμα μια παραγγελία από το e-shop σου.

Τι στοιχεία πρέπει να έχει η proforma invoice;

Στη City Sender τα στοιχεία της proforma τα δηλώνεις ηλεκτρονικά κατά την κράτηση. Αυτά θα σου ζητηθούν:

• Αποστολέας και παραλήπτης: ονοματεπώνυμο ή επωνυμία, διεύθυνση, χώρα και τηλέφωνο, όπως τα δηλώνεις στην κράτηση, και το ΑΦΜ του αποστολέα.
• Περιγραφή (Description): αναλυτική περιγραφή κάθε είδους, σε ξεχωριστή γραμμή.
• HS code: ο τελωνειακός κωδικός του είδους, αν τον γνωρίζεις.
• Χώρα προέλευσης (Country of Origin): η χώρα όπου κατασκευάστηκε το είδος.
• Καθαρό βάρος (Net weight): το βάρος ενός τεμαχίου.
• Ποσότητα (Quantity): πόσα τεμάχια από το ίδιο είδος στέλνεις.
• Αξία ανά τεμάχιο (Unit Value) και νόμισμα: η αξία ενός τεμαχίου.
• Υποσύνολο και συνολική αξία: αξία τεμαχίου επί ποσότητα για κάθε γραμμή, και το άθροισμα όλων.
• Λόγος αποστολής (Reason for Export): δώρο, εμπόρευμα, δείγμα, επιστροφή, προσωπικά αντικείμενα ή έγγραφα.

Πώς συμπληρώνεται η proforma invoice στην κράτηση, βήμα βήμα

1. Πριν κλείσεις το κουτί, κατέγραψε ένα ένα τα είδη που βάζεις μέσα: τι είναι, από τι υλικό, πόσα τεμάχια, πόσο αξίζει το καθένα και πού κατασκευάστηκε.
2. Κλείσε καλά το κουτί, ζύγισέ το και μέτρησε τις διαστάσεις του.
3. Κάνε την κράτηση στη City Sender με το πραγματικό βάρος και τις διαστάσεις του δέματος.
4. Όταν φτάσεις στο περιεχόμενο της αποστολής, πέρασε μία γραμμή για κάθε διαφορετικό είδος από τη λίστα σου, με συγκεκριμένη περιγραφή στα αγγλικά.
5. Συμπλήρωσε τον HS code αν τον ξέρεις. Αλλιώς άφησε το πεδίο κενό.
6. Δήλωσε χώρα προέλευσης, καθαρό βάρος ανά τεμάχιο, ποσότητα και αξία ανά τεμάχιο.
7. Επίλεξε λόγο αποστολής (Reason for Export) και ολοκλήρωσε την κράτηση.

Πώς γράφω σωστή περιγραφή περιεχομένου;

Η περιγραφή πρέπει να επιτρέπει στον τελωνειακό να καταλάβει τι έχει το δέμα χωρίς να χρειαστεί να σε ρωτήσει. Σε ρούχα και παπούτσια γράψε για ποιον είναι (ανδρικά, γυναικεία, παιδικά), τι ακριβώς είναι και από τι υλικό. Σε τρόφιμα, το συγκεκριμένο προϊόν και, όπου χρειάζεται, τα βασικά συστατικά. Σε κοσμήματα, το είδος και το υλικό.

Τι αξία δηλώνω σε δώρο, δείγμα ή προσωπικά αντικείμενα;

Την πραγματική. Ακόμα κι αν δεν πλήρωσες εσύ τίποτα, το είδος έχει αξία και το τελωνείο τη χρειάζεται για να αξιολογήσει την αποστολή. Για ένα δώρο που αγόρασες, γράψε την τιμή αγοράς. Για δείγματα ή μεταχειρισμένα προσωπικά είδη, μια λογική σημερινή αξία.

Ποιο Reason for Export να επιλέξω;

Τι είναι ο HS code και τι κάνω αν δεν τον ξέρω;

Ο HS code (Harmonized System) είναι ο αριθμητικός τελωνειακός κωδικός που κατατάσσει κάθε προϊόν, ώστε το τελωνείο να το αναγνωρίζει χωρίς αμφιβολία. Αν τον ξέρεις, δήλωσέ τον στην κράτηση. Αν όχι, άφησε το πεδίο κενό. Σε αυτή την περίπτωση η αναλυτική περιγραφή μετράει ακόμα περισσότερο.

Χρειάζομαι αριθμό EORI;

Αν είσαι επιχείρηση εγκατεστημένη στην ΕΕ και στέλνεις εμπορεύματα εκτός ΕΕ, κατά κανόνα ναι. Ο EORI είναι ο αριθμός με τον οποίο ταυτοποιούνται οι επιχειρήσεις στις τελωνειακές διαδικασίες. Οι ιδιώτες συνήθως δεν τον χρειάζονται, εκτός αν τον απαιτεί η εθνική νομοθεσία ή η συγκεκριμένη διαδικασία. Στην Ελλάδα, το αίτημα για EORI υποβάλλεται ηλεκτρονικά μέσω της ΑΑΔΕ, στο τελωνείο της περιοχής σου.

Τι κάνω με την proforma μετά την κράτηση;

1. Μόλις ολοκληρωθεί η κράτηση, η City Sender σού στέλνει μαζί με τη φορτωτική και την proforma invoice, έτοιμη για εκτύπωση.
2. Εκτύπωσε την proforma και βάλ' τη σε διαφανή θήκη εγγράφων (Documents Enclosed) στο εξωτερικό του δέματος, δίπλα στη φορτωτική.
3. Κράτα ένα αντίγραφο για σένα και στείλε ένα στον παραλήπτη, για να ξέρει τι δηλώθηκε στο τελωνείο της χώρας του.

Για το πού ακριβώς κολλάνε η φορτωτική και τα συνοδευτικά έγγραφα, δες τον οδηγό μας για τη σωστή τοποθέτηση της φορτωτικής. Αν ο προορισμός σου είναι οι ΗΠΑ, διάβασε και τον οδηγό για το τελωνείο των Ηνωμένων Πολιτειών.

Λάθη που μπορεί να καθυστερήσουν τον εκτελωνισμό

• Γενικές περιγραφές όπως «Clothes», «Gift» ή «Various items».
• Μηδενική αξία ή αξία που δεν ταιριάζει με το περιεχόμενο.
• Συνολικό βάρος ή συνολική αξία γραμμένα στη θέση του «ανά τεμάχιο».
• Κουτί που έκλεισε πριν καταγραφεί το περιεχόμενο, με είδη που ξεχάστηκαν στην proforma.
• Βάρος και διαστάσεις που δηλώθηκαν πριν κλείσει το κουτί και δεν ταιριάζουν με το τελικό δέμα.
• Proforma που δεν εκτυπώθηκε ή μπήκε μέσα στο κουτί αντί για τη θήκη στο εξωτερικό.

Συχνές ερωτήσεις για την proforma invoice

Proforma invoice και προτιμολόγιο είναι το ίδιο πράγμα;

Ναι. Προτιμολόγιο είναι η ελληνική απόδοση του όρου proforma invoice. Στις αποστολές εκτός ΕΕ χρησιμοποιείται για τελωνειακούς σκοπούς και περιγράφει το περιεχόμενο, την αξία, την προέλευση και τον σκοπό της αποστολής.

Χρειάζομαι proforma invoice για δέμα στην Αγγλία;

Ναι. Από τότε που το Ηνωμένο Βασίλειο αποχώρησε από την ΕΕ, οι αποστολές προς Αγγλία, Σκωτία και Ουαλία περνούν τελωνειακό έλεγχο. Συμπλήρωσε proforma με αναλυτική περιγραφή και πραγματική αξία, όπως για κάθε προορισμό εκτός ΕΕ.

Χρειάζεται proforma για αποστολή μέσα στην Ευρωπαϊκή Ένωση;

Συνήθως όχι. Οι αποστολές από την Ελλάδα σε άλλη χώρα της ΕΕ δεν περνούν τελωνείο, οπότε δεν χρειάζεται proforma invoice. Εξαίρεση είναι περιοχές που ανήκουν σε χώρα της ΕΕ αλλά λογίζονται ως εκτός ΕΕ για τις αποστολές, όπως οι Κανάριοι Νήσοι.

Αν στέλνω δώρο, θα πληρώσει δασμούς ο παραλήπτης;

Εξαρτάται από τη χώρα προορισμού. Η επιλογή «Gift» δεν σημαίνει αυτόματα απαλλαγή: ενδέχεται να επιβληθούν δασμοί, φόροι ή τέλη εισαγωγής σύμφωνα με τους κανόνες της χώρας. Αυτές οι χρεώσεις δεν περιλαμβάνονται στην τιμή της μεταφοράς και συνήθως τις πληρώνει ο παραλήπτης.

Μπορώ να αφήσω κενό τον HS code;

Ναι. Αν δεν γνωρίζεις τον τελωνειακό κωδικό του είδους, άφησε κενό το πεδίο του HS code. Φρόντισε όμως η περιγραφή να είναι όσο πιο συγκεκριμένη γίνεται, για να μπορεί το τελωνείο να κατατάξει σωστά το προϊόν.

Ποιος συμπληρώνει την proforma όταν το δέμα έρχεται από το εξωτερικό;

Ο αποστολέας στη χώρα αποστολής. Αν, για παράδειγμα, κάποιος σου στέλνει δέμα από την Αγγλία στην Ελλάδα, εκείνος δηλώνει περιεχόμενο, αξία και λόγο αποστολής, γιατί εκείνος ξέρει τι στέλνει.

Χρειάζεται να τυπώσω και να συμπληρώσω την proforma με το χέρι;

Όχι. Στη City Sender τη συμπληρώνεις ηλεκτρονικά κατά την κράτηση και τη λαμβάνεις έτοιμη για εκτύπωση μαζί με τη φορτωτική. Εσύ απλώς την εκτυπώνεις και τη βάζεις σε διαφανή θήκη στο εξωτερικό του δέματος.

Μπορεί η City Sender να με βοηθήσει με την proforma;

Ναι. Αν κάποιο πεδίο δεν είναι ξεκάθαρο, επικοινώνησε με την υποστήριξη της City Sender πριν ολοκληρώσεις την κράτηση. Η ομάδα απαντά μέσα σε 20 λεπτά τις ώρες λειτουργίας και σε βοηθά να δηλώσεις σωστά το περιεχόμενο.

Η City Sender είναι ελληνική πλατφόρμα σύγκρισης και κράτησης courier. Βάζεις προορισμό, βάρος και διαστάσεις, βλέπεις δίπλα-δίπλα τις διαθέσιμες υπηρεσίες με τιμή και εκτιμώμενο χρόνο παράδοσης και κλείνεις online, χωρίς υποχρεωτικό λογαριασμό. Για αποστολές εκτός ΕΕ, συμπληρώνεις την proforma στην ίδια κράτηση και την παίρνεις έτοιμη για εκτύπωση μαζί με τη φορτωτική.